8 erros comuns de KPI e como evitá-los

Indicadores Chave de Performance (KPIs) são cruciais para o sucesso geral do seu negócio. Eles ajudam a mantê-lo no caminho certo, a tomar decisões e a atingir suas metas gerais de negócios. Portanto, pode ser realmente desanimador quando você dedica um tempo para criar e monitorar seus KPIs, mas não vê os resultados. Pior ainda é quando você não tem certeza do que está errado.

Às vezes, o problema pode ser atribuído aos próprios KPIs. É muito mais difícil medir e monitorar KPI corretamente, especialmente se você não tiver feito isso antes. É fácil ficar preso em metas e métricas que não são importantes, tornando difícil determinar o que realmente importa para sua equipe ou negócio.

É por isso que reunimos uma lista dos erros comuns de KPI que vimos e como você pode evitá-los.

1. Não criar KPIs específicos ou mensuráveis

Como qualquer outra meta ou meta, você deseja garantir que seus KPIs sejam SMART – específicos, mensuráveis, alcançáveis, realistas e com prazo determinado. Muitas equipes e empresas falham em tornar seus KPIs muito vagos. Os KPIs só são úteis quando mostram quais são seus indicadores específicos de sucesso de uma forma que possa realmente ser medida.

“Fazer crescer o negócio” é um exemplo de KPI que é vago e não pode ser realmente medido. Faltam os detalhes: que medida indica crescimento; em que período isso será alcançado; quem é o responsável por esse crescimento? Simplesmente não existe uma maneira real de medi-lo.

Como evitar esse erro

Certifique-se de definir KPIs que você possa realmente medir. Isso pode ser quantitativo, como um número ou figura, ou qualitativo, como uma melhoria na satisfação do cliente.

Por exemplo, se a sua meta geral é aumentar a receita do seu negócio, um KPI melhor seria “aumentar a receita das vendas externas em 25% neste exercício financeiro”. Isso é específico porque analisa a receita que pode ser atribuída às vendas externas e tem um valor pelo qual trabalhar. Portanto, se ao final do exercício sua receita de vendas externas tiver crescido 27%, você saberá que seu negócio está apresentando um bom desempenho.

Ler:  O que é um indicador chave de desempenho (KPI)?

2. Medir demais

Com a nossa tecnologia atual, nunca foi tão fácil rastrear e medir dados. No entanto, só porque você pode medir algo, não significa que deva. Os KPIs só funcionam quando são realmente relevantes para o seu negócio. Quando você mede demais, você enfrenta o risco muito real de seus dados se tornarem complicados, e isso anula todo o propósito de rastrear KPIs para começar.

Os KPIs têm como objetivo fornecer a você uma sensação de foco. Rastrear muitos pontos de dados dilui esse foco e pode funcionar contra você quando você está tentando tomar decisões, especialmente aquelas rápidas e baseadas em dados. Como você escolhe em quais KPIs focar? Tudo isso se resume ao seu estratégia de negócio. Sua estratégia é – ou deveria ser – sua única fonte de verdade. Todo e qualquer KPI que você acompanha deve estar diretamente vinculado ao avanço dessa estratégia.

Como evitar esse erro

Sempre defina seus objetivos e metas gerais de negócios antes de escolher seus KPIs. Isso economizará seu tempo a longo prazo e garantirá que você esteja rastreando dados importantes para sua empresa.

Exemplo

Estratégia de negócios: Aumentar o número de usuários por meio de testes gratuitos

KPIs relacionados: taxa de conversão de teste, taxa de conversão de teste para cliente, taxa de rotatividade de teste.

3. Nenhuma propriedade de KPIs

Um dos principais fatores quando olhamos para empresas que não estão realmente implementando seus KPIs é a falta de propriedade sobre esses KPIs. A propriedade gera responsabilidade; sem ela, é fácil para as equipes descartarem os principais indicadores como não sendo de sua competência. Se ninguém for responsável por uma área ou KPI, o risco de ele ser medido e/ou implementado incorretamente é surpreendentemente alto.

É imperativo responsabilizar uma única pessoa por seus KPIs relevantes. Isso não significa que eles serão a única pessoa a impulsionar esse indicador; os KPIs serão quase sempre um esforço de equipe. Mas atribuir um líder ou proprietário centraliza essa responsabilidade, tornando a comunicação e a tomada de decisões muito mais fáceis. A apropriação clara desde o início promove um sentido de responsabilidade, proporcionando bases mais sólidas para a sua estratégia e planos globais.

Como evitar esse erro

Tente agrupar seus KPIs nos departamentos ou equipes relevantes e, em seguida, vinculá-los a uma função ou membro da equipe.

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Por exemplo, se o seu KPI é aumentar as taxas de retenção de clientes no trimestre, então o seu gerente de sucesso do cliente seria uma escolha lógica para possuir esse KPI. Eles podem usar as informações disponíveis para avaliar o desempenho da equipe e fazer alterações ou correções quando necessário.

Isto não significa que eles sejam os únicos responsáveis ​​por esse indicador, significa simplesmente que é sua função acompanhar o seu progresso e sinalizar quaisquer problemas potenciais.

4. Trabalhar em um silo

Só porque os KPIs pertencem a uma pessoa, não significa que devam ser definidos sem a contribuição de toda a equipe. Na verdade, depender apenas de uma pessoa para identificar e definir seus KPIs pode levar à perda de oportunidades ou ao rastreamento geral de KPIs errados.

Mesmo que você consulte sua própria equipe, poderá criar KPIs isolados porque não levam em conta a realidade de partes alternativas do negócio e isso pode levar ao desastre. Digamos que sua equipe de vendas crie KPIs para seus objetivos em um silo, mas esses KPIs dependem de um certo nível de atividade de marketing.

O que acontece, então, quando a mesma equipe de marketing define KPIs que não fornecem o número de leads que sua equipe de vendas precisa para atingir suas próprias metas? A equipe de vendas irá falhar e provavelmente causará atrito entre as equipes.

Como evitar esse erro

Parece simples – certifique-se de trabalhar não apenas com sua própria equipe, mas com todas as principais partes interessadas em sua empresa ao definir seus KPIs e metas gerais. É importante fazer isto em todas as fases do processo de planeamento, e não apenas depois de os KPI já estarem definidos, porque quanto mais alinhado estiver um negócio, melhor será capaz de implementar a estratégia em toda a organização.

E não se esqueça de incluir a liderança sênior em suas discussões. Não há nada pior do que trabalhar em toda a empresa para definir uma estratégia de KPI alinhada e descobrir que ela não se enquadra na visão da liderança sênior.

5. Rastreando KPIs manualmente

Um dos benefícios de medir KPIs é que é uma forma eficiente de acompanhar o progresso. No entanto, com o grande número de pontos de dados e informações disponíveis, mesmo rastrear apenas os KPIs mais importantes pode ser um processo muito trabalhoso se for feito manualmente. Planilhas, apresentações em PowerPoint e softwares de gerenciamento de projetos são ótimas ferramentas, mas atualizá-los constantemente é um processo muito manual.

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O rastreamento manual também pode significar perder o controle de coisas como o progresso diário, padrões ao longo do tempo e outras informações que somente a automação pode fornecer.

Como evitar esse erro

Muito simplesmente, invista nas ferramentas certas. As equipes mais bem-sucedidas automatizam o rastreamento e a medição de KPI. Há muitas ferramentas que podem ajudá-lo a fazer isso, desde relatórios de KPI até painéis. A chave para qualquer ferramenta é garantir que ela seja flexível, fácil de atualizar e mostre seu progresso em tempo real (ou o mais próximo possível).

Se o orçamento for um problema, pense desta forma: quanto tempo sua equipe gasta monitorando KPIs manualmente? Tempo é dinheiro, e automatizar o rastreamento de KPI garantirá que você trabalhe de maneira inteligente e eficiente.

6. Comparando-se com os outros

Os benchmarks do setor são cruciais para ajudar a acompanhar o progresso e inspirar suas próprias metas e objetivos. No entanto, você deve ter em mente que o que funciona para uma empresa pode não funcionar para a sua.

Depender apenas das normas do setor não leva em consideração os pontos fortes e fracos do seu próprio negócio e pode levar ao rastreamento de KPIs irrealistas. Metas irrealistas são uma ótima maneira de matar o moral e direcionar recursos para as áreas erradas.

Só porque você é uma plataforma SaaS não significa que alcançará o mesmo sucesso nos próximos 12 meses que Moz ou HubSpot. Embora seja ótimo usar empresas como essa como metas, não é eficaz fazer comparações diretas.

Como evitar esse erro

Ao definir seus KPIs, use as métricas do setor e a análise da concorrência apenas como ponto de partida. Sempre que possível, analise seus próprios dados para ver que tipo de padrões você pode coletar e use-os como pontos de partida. Você não precisa se ater aos mesmos objetivos ou números para sempre – na verdade, desaconselhamos isso – mas usar seus próprios dados irá prepará-lo para o sucesso com metas realistas.

7. Não revisar seus KPIs regularmente

Ok, você fez todo o trabalho, conversou com sua equipe, escolheu seus KPIs, configurou um painel e avaliou regularmente seu desempenho. Missão cumprida, certo? Você pode se surpreender, mas não, ainda há mais a fazer. Principalmente, você deseja verificar e revisar seus KPIs regularmente para garantir que ainda sejam relevantes para o seu negócio como um todo.

Se a Covid ensinou alguma coisa ao mundo dos negócios, é que as coisas mudam extremamente rapidamente. Pense bem: a sua empresa está trabalhando para atingir os mesmos objetivos em 2022 que em 2019? Provavelmente não. Então, por que você deseja acompanhar os mesmos KPIs?

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Como evitar esse erro

Para tornar seus KPIs o mais eficazes possível, estabeleça intervalos regulares para revisá-los – isso pode ser trimestral, anual, etc. Provavelmente é melhor atualizá-los sempre que houver uma mudança de estratégia ou sempre que houver novas metas ou OKRs. definir.

8. Não agir de acordo com os resultados do KPI

Os KPIs só são uma ferramenta útil se impulsionarem a ação. Sim, os KPIs pretendem ser um indicador de como você está se saindo como equipe, departamento ou negócio, mas esses indicadores devem ser a base para ação e mudança.

Os KPIs otimizados devem fornecer uma imagem clara do seu desempenho e permitir que sua equipe tome decisões que impulsionem seus objetivos estratégicos. Se você não estiver fazendo isso, estará apenas desperdiçando seu tempo e esforço. Seus KPIs devem ser usados ​​para melhorar tudo, desde o funil de vendas até a atividade de marketing e a estratégia geral de negócios.

Como evitar esse erro

Há algumas maneiras de fazer isto. Em primeiro lugar, se você estiver usando algo como um painel de KPI, certifique-se de verificá-lo em intervalos regulares e procurar padrões ao longo do tempo. É por isso que é uma boa ideia ter um proprietário de KPI responsável por verificar o progresso. Também ajuda a definir um limite de desempenho que, se violado, desencadeia algum tipo de ação.

Pode ser uma revisão, uma reunião ou alguma outra forma de investigar o gatilho. Depois que a causa for identificada, você deverá implementar um plano de ação para corrigir o caminho.

Em outras palavras, você deve verificar seus KPIs regularmente e criar planos concretos e orientados para a ação quando algo não estiver indo bem.

Conclusão

Os KPIs são cruciais para manter os negócios no caminho certo, mas a única maneira de atingir seus objetivos é garantir que você os esteja usando corretamente. Eles não são apenas métricas de definir e esquecer para incluir no relatório de final de ano, mas sim um mapa que o guiará para o sucesso.

Porém, como acontece com qualquer mapa, você precisa ser capaz de lê-lo e ajustar o curso para se manter no caminho certo.

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