Como as organizações sem fins lucrativos podem maximizar a produtividade do escritório

As organizações sem fins lucrativos são mais desafiadas do que a maioria das organizações a ter consistentemente recursos adequados disponíveis – tanto tempo como dinheiro. Esses grupos funcionam de forma muito enxuta, e isso significa que estão sempre procurando maneiras inteligentes de “fazer mais com menos”. Aqui estão algumas maneiras simples de reservar recursos e maximizar esforços… dicas que funcionam não apenas para organizações sem fins lucrativos, mas para quase todos os negócios!

1. Organize a papelada e limpe os arquivos digitais

Nada representa mais ineficiência do que pilhas de papel, pilhas de pastas e anotações diversas em seu escritório e computador. O Jumpstart melhorou a produtividade organizando seus documentos em papel e digitais, usando protocolos que fazem mais sentido para a forma como você trabalha. Você ficará surpreso com a quantidade de trabalho que poderá realizar depois de colocado em grupos práticos.

Um escritório desordenado tende a aumentar o estresse dos trabalhadores; pilhas de papel, áreas de armazenamento “pequenas” e suprimentos espalhados também contribuem para a ineficiência. Correções simples não custam muito, mas podem ajudar sua organização a funcionar como uma máquina bem lubrificada:

  • Mantenha os suprimentos em ordem. Etiquete as prateleiras de armazenamento com o nome dos itens que pertencem a elas. Isso evita que as pessoas coloquem suprimentos “em qualquer lugar” e torna mais fácil para todos encontrarem rapidamente o que precisam. Se o armazenamento for escasso e parecer que você não consegue colocar mais nada nesses espaços, procure sistemas de prateleiras de armazenamento resistentes e baratos que ajudem a aproveitar ao máximo cada centímetro quadrado.
  • Configurar pastas ou bandejas perto de suas impressoras, onde as pessoas podem colocar os documentos que encontrarem na impressora. Sem essas ferramentas de organização baratas, os documentos se perdem ou ficam embaralhados e os funcionários gastam mais tempo procurando o que precisam.
  • Insista em uma maneira de fazer as coisas. Quando algumas pessoas arquivam documentos em papel em pastas, outras salvam versões digitais em um servidor de rede e outras ainda mantêm tudo o que criam em seus computadores, você tem um sistema extremamente confuso que torna quase impossível determinar se as pessoas estão trabalhando nas versões mais recentes e mais recentes. documentos precisos. Configure protocolos simples descrevendo como você criará e armazenará documentos e, em seguida, oriente todos através deles para garantir consistência em toda a equipe.
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2. Reduza o desperdício

Defina as configurações de todos os computadores como padrão para impressão em preto e branco em frente e verso. Isso economizará uma quantia significativa de dinheiro em toner, papel e suprimentos de impressão relacionados. Você também deve perguntar a um especialista em soluções de tecnologia empresarial sobre impressoras e dispositivos multifuncionais que podem ser configurados para imprimir apenas quando a pessoa que solicita o documento aperta um botão na impressora. Essa ferramenta ajuda a reduzir o desperdício que ocorre quando as pessoas clicam em “imprimir”, mas mudam de ideia e nunca pegam o documento! Há uma série de outros recursos que as impressoras possuem para reduzir o desperdício, como enviar um trabalho para a impressora que seja mais econômico para o tipo de impressão necessária.

3. Aproveite ferramentas e aplicativos online

Existem dezenas, senão centenas, de ferramentas e aplicações online disponíveis (muitas delas gratuitas) para ajudar organizações de todos os tipos a gerir tarefas, organizar esforços e fornecer serviços de qualidade dentro do prazo e do orçamento. Dê uma olhada aqui para alguns projetados apenas para organizações sem fins lucrativos! Concentre-se naqueles que são projetados para aumentar a produtividade, maximizar esforços, melhorar a arrecadação de fundos, criar conteúdo da web, executar campanhas em mídias sociais e e-mail e gerenciar o tempo.

4. Fale com um provedor de serviços gerenciados de TI

Contratar um provedor de serviços gerenciados de TI é outra maneira fácil para as organizações sem fins lucrativos economizarem tempo e dinheiro, ao mesmo tempo que proporcionam a tranquilidade de saber que seus sistemas estão bem cuidados. Os provedores de serviços gerenciados de TI garantem que as necessidades tecnológicas de sua empresa sejam atendidas e que seus computadores e rede estejam atualizados e funcionando com desempenho máximo. Eles ajudarão você com instalação e configuração de hardware/software, fornecerão suporte de TI 24 horas por dia, 7 dias por semana, backup e restauração e muito mais.

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Você é uma organização sem fins lucrativos que procura maneiras de aumentar a produtividade e reduzir custos? Dê uma olhada em algumas das soluções que implementamos para organizações sem fins lucrativos acessando esta página em nosso site!

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