Depois de ter uma agência com quatro a cinco clientes, as coisas ficam reais. Você percebe que cada cliente tem necessidades diferentes, o que pode prejudicar você. E, claro, as coisas continuarão tensas à medida que você conquistar mais clientes.
Como resultado, você pode enfrentar obstáculos, entregas atrasadas, horas de trabalho mais longas, uma força de trabalho insatisfeita, etc. Mas estabelecer processos de agência desde o início pode manter as coisas eficientes e gerenciáveis para você.
Com alguns sistemas de agência sólidos implementados, você pode ter um desempenho melhor, utilizar os recursos com eficiência e até mesmo ter mais lucros.
Este artigo irá ajudá-lo a chegar lá.
A seguir, veremos como construir processos de agência que entreguem resultados e, eventualmente, melhores lucros!
O que são processos de agência?
Os processos da agência são sistemas de gestão com início e fim.
Eles são usados para executar suas operações em todos os níveis, incluindo planejamento, execução, conclusão e acompanhamento. Isso ajuda na execução de seu fluxo de trabalho exclusivo para atingir seus objetivos e crescer simultaneamente.
Michael Gerber, autor do famoso The E-Myth Revisited, escreve o seguinte sobre processos:
Junto com os métodos, também incluímos opiniões de especialistas de proprietários de agências de sucesso que levaram seus negócios ao próximo nível ao construir, documentar e otimizar processos em suas agências.
Aprenda com seus exemplos e leve a sério a sistematização de seus fluxos de trabalho hoje mesmo.
Como construir os processos da sua agência
As etapas a seguir podem ajudá-lo a construir processos de agência viáveis:
1. Priorização de Processos
Comece listando tudo o que você faz em sua agência. Siga os passos de qualquer potencial cliente e mapeie sua jornada de interações e ações executadas por sua equipe.
Incluirá uma lista de entregas completas, incluindo os marcos do projeto, desafios enfrentados na interação com as partes interessadas, etc. Basta obter tudo o que for possível que você criou e entregou. Além disso, coloque uma janela de tempo nisso.
Veja o trabalho dos últimos seis meses, pegue os contratos que você assinou e crie a lista.
Em seguida, analise essa lista e meça três categorias em cada processo em uma escala de um a cinco.
- Com que frequência vocês passam por esse processo em equipe e quão bem vocês entendem suas etapas?
- Quão complexo é esse processo e quantos sistemas externos precisam ser conectados a ele?
- Quão doloroso é esse processo agora para você realizar?
Quando sua lista estiver pronta, priorize (com uma escala de 1 a 5). Ele mostrará seus processos mais dolorosos e aqueles que precisam ser desenvolvidos, pois você os utilizará com frequência e não quer perder tempo e recursos sempre.
Alex Contes, cofundador e especialista em SaaS da *ReviewGrower* expressou sua opinião como
Bowart Wolfe, gerente de loja de comércio eletrônico e CEO:
2. Estabeleça metas
As metas são essenciais para dar estrutura aos seus processos.
Além de definir metas mais amplas, como resultados e atendimento às necessidades do cliente, você também deve definir benchmarks e marcos que serão usados para avaliar seu progresso ao longo do caminho.
Muitas organizações usam o método SMART para definir marcos acionáveis e baseados em prazos. Esta estrutura é descrita brevemente abaixo:
Específico: certifique-se de que cada objetivo seja restrito e contido. Pense em “economizar em custos indiretos mensais” e não em “gerar mais receita”.
Mensurável: Como você avaliará se está progredindo? Ajudaria se você tivesse métricas específicas da agência para garantir seu sucesso.
Atingível: As metas devem ser alcançáveis de forma razoável e não estabelecer metas irrealistas. Eles devem ser sempre selecionados tendo em mente a sua posição anterior.
Relevante: A meta precisa estar alinhada com os objetivos de longo prazo da agência. Por exemplo, se uma agência quer crescer nas redes sociais, deve pensar em atividades para aumentar o número de seguidores.
Baseado no tempo: a meta só é considerada SMART quando tem um limite de tempo, por exemplo, alcançar 3x mais seguidores em 6 meses.
Jaden Oh, Diretor de Pesquisa da *TRAFFV* explica,
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Com DreamHost, você pode vender hospedagem gerenciada de alto nível para seus clientes pelo preço de sua escolha.
3. Tenha sua pilha de tecnologia pronta
Ao configurar os processos de sua agência, você precisará aproveitar ferramentas que economizam tempo para ajudar.
Sua equipe terá que navegar pelas funções mais comuns, desde a geração de leads até o fechamento de clientes, faturamento e briefing sobre o projeto e, por fim, passar para o trabalho e as entregas reais.
Ufa!
São muitos processos envolvidos. Mas depois de ter as ferramentas e o software certos prontos em sua pilha de tecnologia, você será melhor na construção e na simplificação de seus processos.
As ferramentas usadas para algumas das funções da agência são:
- Gerenciamento de projetos: Monday.com, Trello, Airtable, Trabalho em equipe
- Comunicação: Slack, Google Chat e Microsoft Teams
- Compartilhando documentos e materiais: Google Drive, OneDrive, Dropbox e WeTransfer
- Reunião: Calendly, Zoom, CalendarHero, Google Meet
- Gerenciamento de clientes: Proofhub, Hubspot
- Software de faturamento: Freshbooks, Xero, Wave, Quickbooks
Jerry Han, CMO da PrizeRebel, fala sobre ferramentas que os ajudam:
4. Defina a estrutura da equipe
Agora que o processo da Agência está explicado, é hora de determinar o seguinte:
Quem faz o quê e em que medida? Quais são as funções e responsabilidades da sua equipe? Os indivíduos já possuem cargos como diretor de criação, gerente de projetos, redator, gerente de marketing, etc.
A forma como um projeto é estruturado determina a necessidade de identificar a equipe principal a ser envolvida.
Além disso, deve haver uma orientação clara sobre as relações de subordinação. É importante envolver sua equipe na criação do processo porque quanto mais eles estiverem envolvidos, mais propriedade terão sobre eles.
É aqui que você pode realmente delegar à sua equipe a construção dos processos da sua agência e mantê-los sem envolvimento em todas as partes.
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Documente seus processos
Se um processo for implementado sem a documentação adequada, corre-se o risco de uma implementação, eficácia e medição deficientes.
O que documentar?
É importante documentar os processos que você constrói ao longo do caminho. Você deve documentar
- Uma descrição de cada etapa do seu fluxo de trabalho
- A ordem em que essas etapas devem ser concluídas
- As ferramentas e recursos necessários para cada etapa
- Quem é responsável por cada tarefa
- Quando as tarefas devem ser concluídas
Escreva todas as entradas e saídas. Isso o ajudará a aprimorar seus processos para que possa reutilizá-los e melhorá-los.
Como documentar?
Coisas a considerar para encontrar o formato adequado para documentar os processos da sua agência. Faça estas perguntas antes de começar a escrever:
- Quão detalhado deve ser o seu documento
- Qual formato os membros da sua equipe preferem
- Quem estará melhorando o processo
- Quem fará parte da redação da documentação
Você pode documentar processos para o seguinte:
- Como você cria sua campanha de e-mail
- Como você posta nas redes sociais
- Como entregar entregas
- Como integrar novos clientes
- Como cobrar seus clientes
- Qualquer software ou ferramenta que você usa (na maioria dos casos, você pode vincular seu processo aos vídeos de boas-vindas ou ao conteúdo de suporte da ferramenta relevante)
Formato do Documento
Você pode documentar de muitas maneiras diferentes, como:
- Documentação visual – Criação de tabelas e gráficos representando o fluxo de um processo.
- Capturas de tela – Faça capturas de tela do software que descreva a funcionalidade e a finalidade de cada função.
- Registro de tela -a gravação de tela é o melhor método para documentar qualquer processo complexo de construção da web
- Esboçar/Desenho – Desenhar esboços de um processo acompanhado de descrições.
- Documentos de texto/Word – Escrever o processo com descrições de acompanhamento
Depois da documentação
Você pode manter uma verificação de responsabilidade mensal ou trimestral para sua equipe para ver se eles estão seguindo o processo.
Documentar não é uma abordagem pronta e limpa; você deve continuar atualizando-o com mudanças em seu fluxo de trabalho e novas ferramentas entrando em sua pilha de tecnologia.
Basicamente, tudo o que você faz que agrega valor ao seu negócio – documente! Então, se você ficar doente, alguém poderá facilmente assumir o controle. Se você tem funcionários, peça-lhes que documentem também seus processos e os mantenham atualizados.
Abdullah Ali, cofundador da Coding Pixel, compartilhou sua ideia sobre a documentação de processos como:
YigitKonur, fundador da agência digital Wope,
Assista Lee Mathew Jackson aqui, onde ele explica a abordagem “Documente conforme você avança”.
Revise e otimize processos:
Depois de estabelecer os processos principais em sua organização, é importante revisar — e continuar revisando — os procedimentos que você configurou. Afinal, o que funcionou uma vez não funcionará para sempre, por isso você deve garantir que seus procedimentos permaneçam relevantes e necessários. Preste atenção também a quaisquer esforços duplicados ou redundantes para maximizar a eficiência.
James De Roche, proprietário da Lead Comet, explica:
EdwardSolicito, CEO da To The Top Agency fala sobre a simplificação do processo em sua agência como:
Matthew C. Egan, diretor de conteúdo da Image Freedom, fala sobre processos como,
A maioria dos proprietários de agências acredita que os POPs não otimizados são o maior desafio de crescimento. Assim, enquanto você revisa, você deve continuar otimizando os processos que construiu para um bom funcionamento.
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Empacotando:
Construir processos de agência pode torná-lo eficiente e confiante em seu trabalho. Mas você não pode descobrir tudo de uma vez.
E tudo bem. A jornada é eterna. Mas ter um processo básico para as operações será muito útil para a agência.
E, claro, haverá mudanças nesses modelos de trabalho à medida que você crescer. Haverá muito para adicionar e subtrair. Portanto, não sinta que é algo que você faz uma vez e depois fica para sempre.
Deixe-me saber nos comentários quais processos seu negócio executa bem. Quais processos você mais precisa melhorar?
