Como posso criar versões eletrônicas de formulários e documentos em papel existentes?

A força de trabalho está a tornar-se menos dependente do papel em geral, mas isso não significa que os formulários e documentos em papel deixem de existir. Isso também não significa que esses formulários e documentos em papel não estejam ainda sendo usados ​​– e criando muita ineficiência.

Criar formulários eletrônicos e documentos em papel é uma resposta óbvia, mas nem todos os métodos de conversão são criados iguais. Três estratégias populares incluem:

Redigitando formulários do zero

No pior cenário, a criação de texto exige muito trabalho e está sujeita a erros. Outras dificuldades surgem se um documento em papel contiver imagens — elas podem ser reproduzidas com precisão e eficiência, se é que podem? Você tem o software necessário para recriar imagens?

Digitalizando documentos “como estão”

Uma opção mais rápida do que recriar documentos do zero, a digitalização traz consigo seus próprios desafios, incluindo ilegibilidade e conteúdos que não podem ser facilmente modificados. A menos que nenhuma alteração seja intencional e/ou não haja campos de formulário na tela a serem preenchidos, a digitalização de formulários e documentos “como estão” geralmente leva à sua recriação completa posteriormente.

Qualquer uma das abordagens dá conta do recado, em graus variados, mas existe uma solução melhor para produzir versões eletrônicas de formulários e documentos existentes:

Ler:  Usando Formulários Google com WordPress

Usando um dispositivo multifuncional

Os dispositivos multifuncionais — uma impressora/scanner/copiadora/máquina de fax “tudo em um” — são poderosos e, quando combinados com o software certo e a orientação de um fornecedor de impressão gerenciada, podem resolver facilmente o dilema da conversão de papel para eletrônico:

  • Um documento digitalizado do dispositivo multifuncional aberto em um editor de PDF como Adobe acrobat reader pode ser convertido em um “PDF inteligente” – o que significa que os campos do formulário são detectados automaticamente pelo reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e disponibilizados para preenchimento na tela, e qualquer texto no documento digitalizado é totalmente pesquisável e editável.
  • O equipamento que digitalizou o documento também pode imprimi-lo, copiá-lo e enviá-lo por fax, garantindo total segurança da informação.
  • O processo simplificado reduz custos, economiza tempo e conserva recursos.

Se o seu negócio está atualmente preso entre formulários e documentos em papel e eletrônicos, ou se o futuro está se desdobrando nessa direção, um dispositivo multifuncional é um investimento que vale a pena. Entre em contato hoje mesmo para saber mais e obter aconselhamento especializado sobre a opção de equipamento certa para suas necessidades.

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