O gerenciamento de projetos envolve multitarefa. Uma grande parte disso inclui acompanhar o progresso em relação às metas e cronogramas do projeto e corrigir o curso quando necessário. Embora muitos gerentes de projeto dependam de planilhas e gráficos de GANTT, uma das melhores ferramentas para acompanhar elementos importantes é um painel de gerenciamento de projetos.
O que é um painel de gerenciamento de projetos?
Um painel de gerenciamento de projetos é uma ferramenta que fornece uma visão geral dos dados e do status do seu projeto. Ele permite que você veja grandes quantidades de informações de maneira rápida e fácil. Painéis em geral, têm como objetivo fornecer uma visão rápida de informações importantes, e isso não é diferente no gerenciamento de projetos. Na verdade, um painel de gerenciamento de projetos não é diferente de qualquer outro painel de negócios, exceto por ter uma finalidade específica.
Benefícios dos painéis de gerenciamento de projetos
Os painéis de gerenciamento de projetos são uma ótima maneira de agrupar dados complexos e destilá-los de uma forma que não apenas faça sentido, mas forneça informações reais sobre o desempenho de um projeto.
Isso ocorre porque um painel de gerenciamento de projetos fornece uma visão geral clara dos dados relevantes enquanto acompanha seu progresso e mantém você no caminho certo. Com um bom painel, as equipes de gerenciamento de projetos podem:
Centralize fontes e recursos de dados: Projetos são coisas complexas, coordenando pessoas e dados de várias partes do negócio. Isso pode levar a processos isolados e ineficientes se você não usar as ferramentas certas. Um painel não apenas fornece uma indicação clara do progresso para que todos saibam como está seu desempenho, mas também reúne dados de diversas fontes em uma ferramenta central para que você não perca tempo agrupando-os ou pesquisando em vários programas.
Coordene melhor entre as equipes: Essa centralização tem alguns benefícios, sendo o principal deles a facilitação do aumento da colaboração entre a equipe do projeto. Ao fornecer uma única fonte de verdade para metas e progresso, as equipes de projeto podem ver como seu trabalho se enquadra no panorama geral e como podem facilitar melhor os objetivos gerais. Também minimiza qualquer falha de comunicação ou mal-entendido (desde que você tenha criado um painel eficaz).
Acompanhe metas e progresso: Saber como você está se saindo dentro de um plano de projeto é muito importante. Um bom painel rastreia seus KPIs e pode fornecer visibilidade do status de um projeto. Por exemplo, quanto tempo você gastou em determinadas tarefas ou ROI. Isso permite que a equipe do projeto veja como está seu desempenho em tempo real e identifique rapidamente quais áreas precisam de melhorias.
Veja insights acionáveis: Os dados em qualquer bom painel não exibem apenas números, mostram tendências e indicam progresso. O que isso realmente significa? Bem, isso significa que você tem uma excelente base para tomar medidas concretas. Boas decisões estão enraizadas em dados, especialmente quando se trata de gestão de grandes projetos. Rastrear os dados do seu projeto em um painel bem organizado fornece essencialmente um mapa a seguir para tomar essas boas decisões.
Melhore a precisão e a eficiência: As decisões baseadas em dados também são mais precisas. Os painéis podem fornecer uma orientação para as equipes de projeto, mostrando-lhes exatamente onde estão as oportunidades e onde estão tendo um bom desempenho. Isso permite que os gerentes de projeto distribuam recursos nas áreas certas, façam previsões com mais precisão e, em geral, tomem decisões melhores.
Como usar um painel para gerenciamento de projetos
Ok, convencemos você de que usar um dashboard será benéfico para o seu projeto. Mas como faço para colocar isso em prática, você pergunta? Escrevemos detalhadamente sobre como construir um painel em termos gerais, então dê uma olhada. Mas quando se trata de gerenciamento de projetos, existem alguns elementos-chave nos quais você deve se concentrar ao criar um painel.
Os KPIs certos
Os projetos são criados para atingir objetivos muito específicos. Com isso em mente, os KPIs que você acompanha em qualquer painel devem ser igualmente específicos para acompanhar o progresso e manter sua equipe no caminho certo. A primeira etapa é definir o objetivo geral do projeto e, em seguida, decidir quais métricas ou KPIs apoiarão sua equipe para alcançá-lo.
Alguns bons exemplos incluem:
- Porcentagem de tarefas concluídas: observar as tarefas concluídas como uma porcentagem de sua meta geral fornece uma boa indicação de quão longe você está da conclusão.
- Capacidade de recursos: Quantas pessoas você tem e quanto tempo elas têm para dedicar ao projeto? Isso permite que você aloque tarefas aos membros da equipe que podem concluí-las de forma realista e prever cronogramas com precisão.
- Utilização de recursos: A utilização de recursos mostra a eficácia com que os recursos do seu projeto estão sendo usados em trabalhos faturáveis, onde eles gastam tempo e com que frequência.
- Gastos do projeto versus orçamento: Este é bastante simples, mas permite que você acompanhe os gastos em relação ao seu orçamento.
Estes são apenas alguns exemplos de KPIs gerais de gerenciamento de projetos. Seu painel será específico para seu próprio projeto e objetivos.
Flexibilidade
Os projetos estão em constante evolução. É improvável que os planos exatos que você fez no início não precisem ser ajustados ou alterados. É por isso que, ao criar um painel de projeto, é importante garantir que ele seja flexível. O que isso significa?
Um painel corrigido com os widgets e KPIs que você definiu inicialmente ficará rapidamente desatualizado. Você precisa de um painel que possa ser atualizado conforme suas necessidades e planos mudam. Qualquer bom plano de projeto inclui etapas de revisão para garantir que a equipe esteja no caminho certo, e seu painel deve fazer parte desse processo. Revisar os dados e KPIs em intervalos regulares e fazer atualizações quando necessário garante que você esteja sempre trabalhando de acordo com o plano de projeto atual. Qualquer painel que você construir deve facilitar uma mudança de plano com facilidade.
Escaneabilidade
Os painéis pretendem ser uma maneira rápida e fácil de acompanhar um projeto. Portanto, qualquer visualização deve ser compreensível à primeira vista. Pense no painel do seu carro, quando você está dirigindo, você precisa olhar para baixo e ver rapidamente a velocidade que está indo, qual está a temperatura do carro e se há algum problema com o motor. Se demorar mais do que alguns segundos para fazer isso, você está em apuros.
Aplique a mesma lógica a qualquer painel de projeto que você criar. Se alguém tiver que olhar por mais de um ou dois minutos, não vai absorver a informação, correndo o risco de atrapalhar o projeto. Se você foi específico sobre os KPIs que está acompanhando, esta etapa será sobre como escolher as visualizações e o layout corretos para o seu painel.
Compartilhamento
Nem todas as pessoas têm as mesmas habilidades tecnológicas e isso pode ser um problema para uma grande equipe de projeto (dito isto, de acordo com Lensa, as habilidades técnicas são altamente transferíveis). Ser capaz de compartilhar facilmente o painel do seu projeto de várias maneiras é crucial para manter todos os membros da equipe informados.
Ao criar seu painel ou escolher seu software, lembre-se de que provavelmente você precisará de acessos diferentes. Você pode querer que alguns membros da equipe consigam fazer login e atualizar o painel por conta própria, e outros podem precisar apenas de permissões limitadas. Para membros mais tangenciais ou aqueles que não estão tão envolvidos nos dados do dia a dia, você provavelmente precisará de uma maneira de compartilhar um instantâneo do seu painel por e-mail ou mensagem instantânea.
A coisa mais importante a lembrar ao configurar seu painel em termos de compartilhamento é que pessoas diferentes respondem melhor a métodos diferentes, portanto, variedade é fundamental.
Conclusão
Os painéis são ferramentas cruciais no gerenciamento de qualquer projeto bem-sucedido. O segredo é usá-los de uma forma que apoie seus objetivos e metas gerais. E o mais importante, seus painéis devem impulsionar a ação. Não faz sentido rastrear os KPIs certos, criar recursos visuais fáceis de usar e compartilhá-los se você e sua equipe não vão usá-los para melhorar seu projeto.
Seu painel de gerenciamento de projetos deve ser um roteiro, orientando suas ações e decisões, mesmo que isso signifique mudar de rumo. Decisões baseadas em dados e apoiadas por equipes de projeto eficazes tornarão qualquer projeto um sucesso.
