O trabalho remoto veio para ficar para muitas empresas, e a necessidade de os funcionários fora do escritório acessarem informações sob demanda é crucial. O impacto que o trabalho móvel teve em muitas empresas está a revelar-se positivo, resultando numa melhor comunicação, colaboração e flexibilidade.
Ainda assim, é importante usar as ferramentas certas para o trabalho, especialmente quando se trata de encontrar os melhores softwares de compartilhamento de arquivos que resolverão o problema.
O que procurar em um serviço de compartilhamento de arquivos
Os serviços de armazenamento em nuvem e o acesso a arquivos digitais, documentos, listas e outras funções relacionadas ao trabalho devem ser fáceis de usar, intuitivos, confiáveis e, o mais importante, seguros. A tecnologia também deve funcionar em vários dispositivos, desde smartphones e tablets até computadores desktop e laptops, capazes de enviar arquivos de e para contas de usuários com facilidade. Versatilidade e adaptabilidade são fundamentais.
Alguns sites de compartilhamento oferecem opções de planos gratuitos e recursos de arrastar e soltar, mas a maioria das empresas precisará investir em planos pagos com melhores opções e funções de segurança.
Então, quais são as melhores opções de compartilhamento de arquivos disponíveis para 2024? Dependendo de suas necessidades, aqui estão algumas opções populares a serem consideradas.
- Microsoft OneDrive
- Google Drive
- OneHub
- eFileCabinet
- Negócio DropBox
- MASV
- Caixa
- Arame
- Nós transferimos
- FileCloud
Muitas dessas plataformas têm limitações de uma forma ou de outra, por isso é importante avaliar as necessidades específicas do seu negócio antes de tomar uma decisão. Vamos dar uma olhada mais de perto no que cada serviço oferece.
1.Microsoft OneDrive
Um dos serviços de compartilhamento de arquivos mais populares é aquele que já está presente em muitas empresas e já tem sucesso: o Microsoft OneDrive. Microsoft OneDrive é um software de gerenciamento de arquivos que pode hospedar centenas de tipos de arquivos, operado pela gigante da tecnologia como parte do pacote de serviços online Microsoft 365.
Os planos para empresas atualmente começam em US$ 6 por usuário por mês, o que oferece 1 TB de armazenamento em nuvem por usuário, bem como versões web e móveis de aplicativos do Office. Subindo na hierarquia, os planos incluem mais serviços com taxas mais altas, como o Microsoft 365 Business Premium por US$ 22 por usuário por mês, que adiciona ferramentas avançadas de segurança e proteção contra ameaças cibernéticas ao mix.
2. Google Drive
Outro titã da indústria é o Google, e muitos usuários já estão familiarizados com Google Drive já que usaram os 15 GB de espaço de armazenamento gratuito da plataforma para fazer backup de arquivos pessoais ou simplesmente ter um endereço do Gmail. Essa familiaridade com o armazenamento em nuvem e o compartilhamento de arquivos do Google dá aos empregadores uma vantagem em termos de redução de tempo e custos de treinamento. A sincronização de arquivos de dados aqui é automática com todos os dispositivos vinculados à conta e as alterações são salvas automaticamente – algo que qualquer pessoa com uma agenda agitada pode apreciar.
As permissões de visualização ou edição podem ser ajustadas e até mesmo pessoas de fora da organização podem ser convidadas para visualizar, baixar, compartilhar e colaborar em arquivos. Documentos, imagens, planilhas e muito mais podem ser organizados facilmente, e a integração com outros produtos do Google, incluindo a Pesquisa, torna todo o processo ainda mais conveniente.
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3. UmHub
Várias marcas conhecidas confiam em OneHub, incluindo Starbucks, Aflac, AARP e outros. Os recursos incluem fácil upload e organização de arquivos, marca d’água, visualizações de arquivos e capacidade de colaborar com outras pessoas. Para aqueles preocupados com a segurança dos dados, o OneHub promete controles robustos de permissão baseados em funções, autenticação de dois fatores, trilhas de auditoria, tempos limite de sessão personalizados e muito mais.
Atualmente, o OneHub oferece quatro níveis de preços, que você pode escolher com base nas necessidades do seu negócio, bem como um teste gratuito de 14 dias.
4. eFileCabinet
A escalabilidade é importante e eFileCabinet se anuncia como uma solução repetível para compartilhamento de dados acessível para empresas. Ele permite a automação personalizada do fluxo de trabalho e aprovações de documentos, compartilhamento e organização com um painel em tempo real, e pode ser integrado a outros softwares de negócios.
Este software fornece governança e segurança de dados, com diretórios modelados que mantêm os arquivos organizados e pesquisáveis. A funcionalidade móvel é fácil de usar e os usuários dizem que isso economiza tempo, dinheiro e espaço.
5. Dropbox Empresarial
Dropbox é outro serviço familiar para muitos usuários, pois foi uma das primeiras plataformas de compartilhamento de arquivos do mercado. Por isso, também está entre os mais populares. Vários aplicativos de terceiros integram-se ao Dropbox, como Office 365, Google Suite, Slack e outros. Este é um ótimo serviço para quem procura algo mais familiar e com reconhecimento de nome que possa realmente entregar a mercadoria.
O recurso Grupos do Dropbox, que permite aos usuários criar e gerenciar listas de membros, é especialmente útil para uma colaboração tranquila. Seus registros de auditoria aprofundados podem ajudar as empresas a rastrear o compartilhamento de dados, mesmo com aqueles que estão fora da empresa. Seus níveis de preços Advanced e Enterprise apresentam opções de armazenamento ilimitadas e têm um período de teste gratuito para ajudá-lo a experimentar antes de comprar.
6. MASV
MASV (pronuncia-se “massivo”) é outra plataforma de compartilhamento de arquivos que não necessariamente substituirá um servidor, mas se você tiver arquivos enormes que precisa compartilhar com segurança, ele estará à sua volta. Uma característica exclusiva do MASV é sua estrutura de taxas pré-pagas. Você paga apenas pelos dados transferidos, sem contratos, sem assinaturas, sem limites de tamanho de arquivo e sem compromissos de uso.
Este produto permite grandes transferências de arquivos sem hardware, aplicativos ou plug-ins adicionais. Digite o e-mail do destinatário, escolha os arquivos ou pastas e pronto, pronto. A criptografia durante a transmissão e o armazenamento mantém os arquivos seguros e acessíveis usando um URL exclusivo.
7. Caixa
Com a confiança de muitos, incluindo a Força Aérea dos Estados Unidos, Caixa fornece compartilhamento de arquivos e outras ferramentas para ajudar as empresas a colaborar. Seus fluxos de trabalho automatizados e integrações de aprendizado de máquina os separam de outras opções. Recursos avançados, como gerenciamento de ativos digitais, gerenciamento de contratos, integração de RH, capacitação de vendas e desenvolvimento de aplicativos personalizados, beneficiam vários departamentos.
A plataforma também possui controles avançados de segurança, criptografia e outras medidas para manter seus dados seguros e cumprir com GDPR, HIPAA, PCI e outros regulamentos. A Box oferece quatro níveis de preços: Business, Business Plus, Enterprise e Enterprise Plus.
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8. Fio
Se você procura principalmente um aplicativo de colaboração e compartilhamento de arquivos, em vez de um grande serviço de armazenamento de dados, considere Arame. Ele oferece recursos e funções adicionais exclusivos, como bate-papos em equipe que incluem membros externos, chamadas de vídeo e voz e outros métodos de cooperação.
Os painéis e o design do Wire são atraentes e intuitivos, com criptografia ponta a ponta ajudando a garantir que qualquer compartilhamento de dados e arquivos seja seguro. Três níveis de preços diferentes estão disponíveis: Wire Basic, Wire for Enterprise e Wire for Government.
9. Nós transferimos
Empresas com muita criatividade geralmente têm tipos de arquivos maiores do que uma planilha típica ou documento do Word. Designers gráficos, animadores, desenvolvedores web, cinegrafistas, locutores, engenheiros de design e outros que criam arquivos grandes precisam de um pequeno impulso extra em recursos para garantir que os arquivos não sofram danos ou compactação quando transferidos.
Nós transferimos pode ter começado com sua notável funcionalidade de compartilhamento de arquivos, mas a empresa buscou esforços mais criativos com ferramentas adicionais que podem funcionar bem com o serviço de transferência original.
10. Nuvem de arquivos
FileCloud é outra opção popular para empresas e oferece várias maneiras de acessar seus arquivos sem precisar de uma VPN. Usando o FileCloud, você pode compartilhar arquivos com facilidade e segurança via navegador, aplicativo móvel, unidade mapeada, WebDAV ou cliente de sincronização. Hospede seu próprio servidor ou deixe o FileCloud gerenciar os detalhes técnicos e hospedar com segurança em seu servidor.
Os recursos de colaboração do FileCloud permitem comentários, alertas e fluxos de trabalho personalizados, e ainda permite que os usuários visualizem e rastreiem a atividade dos arquivos para uma boa “trilha de papel”. A plataforma também é conhecida por suas iniciativas robustas de segurança, proteção por senha e governança de dados e conformidade.
Novo software para uma nova era de negócios
Ainda estamos no meio de uma mudança cósmica na condução dos negócios, à medida que tecnologias como essas de produtos de compartilhamento de arquivos continuam a avançar. Você pode se preparar para uma melhor experiência remota investindo na infraestrutura de desktop virtual certa, ou VDI, para manter as conexões dos trabalhadores remotos seguras e produtivas.
